5 Tipps für erfolgreiches Projektmanagement mit Software-Lösung

Erfolgreiches Projektmanagement nur an einer Software festzumachen, reicht natürlich nicht aus, um die Gesamtkomplexität des modernen Projektmanagements darzustellen. Dennoch ist es eine Tatsache, dass Projektmanagement mit den richtigen Tools ein deutlich höheres Potenzial anstreben kann, als dies ohne eine vernünftige Software-Lösung der Fall wäre. In diesem Beitrag möchten wir Ihnen fünf unserer Tipps für erfolgreiches Projektmanagement vorstellen, die sich in unserer Erfahrung bewährt haben.

1. Die richtige Projektmanagement-Software auswählen

Die Wahl der richtigen Projektmanagement-Software ist für ein Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Als Hersteller unserer eigenen Software-Lösung wissen wir: COMAN ist für die Umsetzung von großen Projekten im Maschinen- und Anlagenbau konzipiert. Auf diesem Niveau wird COMAN immer am besten funktionieren. Versucht man, eine Software in ein Korsett zu zwängen, das nicht passt, werden die Resultate hinter dem zurückbleiben, was von der Arbeit mit einer besser angepassten Lösung erwartet werden könnte. Wer also vor der Entscheidung für eine Software-Lösung genug Zeit und Ressourcen in das Finden der richtigen Projektmanagement-Tools investiert, wird dies später in der Qualität der Arbeit merken. COMAN erlaubt dank des modularen Aufbaus beispielsweise eine genaue Abstimmung auf Unternehmen und Projekte – so ist es möglich, eine große Bandbreite an Anwendungen abzudecken.

2. Kommunikation

Kommunikation – kleines Wort, große Wirkung. Zu den wichtigsten Projektmanagement-Tipps zählt es, den Projektfortschritt jederzeit klar zu dokumentieren und zu kommunizieren. So sind die wichtigsten Handlungs- und Entscheidungsträger am besten dann in der Lage, die richtigen Schlüsse zu ziehen, wenn ihnen ein vollständiges Bild der Situation vorliegt. So sollten auch Misserfolge oder Rückschläge klar kommuniziert werden. Mit einer Projektmanagement-Software wie COMAN, bei der alle Projektbeteiligten ihre jeweiligen Zuständigkeiten auf dem aktuellen Stand halten, fällt die Kommunikation des Projektfortschritts vor allem in der Gesamtbetrachtung als Gruppe deutlich leichter. Jeder Arbeitsschritt ist Teil des Ganzen und sollte auch im Rahmen der entsprechenden Wechselwirkungen mit anderen Bereichen betrachtet werden.

3. Ertrag und Aufwand richtig einschätzen

Ein Großprojekt besteht immer aus unzähligen Einzelteilen, die richtig zusammengesetzt ein großes Ganzes ergeben. Dabei kann man es jedoch auch übertreiben, denn Perfektionismus ist die Mutter des Projektverzugs. Mitarbeiter sollten wissen, wo die perfekte Lösung einen proportional großen Vorteil bringt und wo minimaler Ertrag maximalem Aufwand gegenübersteht. Sollte es notwendig sein, können diese Entscheidungen außerdem im Team abgesprochen werden, womit wir wieder bei Punkt 2 angelangt wären – der zuverlässigen Kommunikation.

4. Den Zeitplan im Auge behalten

Die Corona-Krise hat es gerade erst wieder gezeigt – die Durchführung von Projekten im Maschinen- und Anlagenbau ist ein ständiger Balanceakt aus Verfügbarkeit von Materialien und der Durchführbarkeit von Aufgaben. Wie also ist trotzdem erfolgreiches Projektmanagement möglich? Gerade knapp getaktete Zeitpläne in Großprojekten geraten durch kleine Verzögerungen schnell in eine Spirale aus verpassten Deadlines und kaskadierenden Folgen. Mit einer Projektmanagement-Software, die Fortschrittsberichte und Teilelisten für alle anfallenden Aufgaben übersichtlich integriert, können mögliche Engstellen bereits im Vorfeld erkannt und angegangen werden. In COMAN passiert dies beispielsweise mit Hilfe von Smart Objects. Von einem proaktiven Ansatz profitieren alle Mitarbeiter und schlussendlich auch der Zeitplan.

5. Den Projektabschluss gebührend würdigen

Ist ein Projekt erfolgreich abgeschlossen, ist dies immer ein Moment der Freude – bei Mitarbeitern, die viel Energie in die Erfüllung ihrer Aufgaben investiert haben, ebenso wie beim Projektmanagement, das die Herausforderungen des Projekts oftmals über Monate oder Jahre navigiert hat. Ein erfolgreicher Projektabschluss sollte deshalb gefeiert werden.

Mit dem Ende eines Projekts fallen den Beteiligten häufig auch die Scheuklappen ab und sie erkennen, wo Verbesserungspotenzial bestand oder für künftige Aufgaben besteht. Neben der Feier des Erfolgs sollte am Ende deshalb auch die Reflexion über Leistungen und Abläufe zum Standard gehören. So wird der stolze Moment gleichzeitig zur wichtigen Lernerfahrung für die Zukunft. In COMAN kann durch die lückenlose Dokumentation von Fortschritten, Mängeln und Lösungen eine abschließende Performance-Auswertung mit nur einem Klick als PDF oder PowerPoint erstellt werden.

Fazit: Erfolgreiches Projektmanagement funktioniert nur als Team

Erfolgreiches Projektmanagement basiert immer auch auf der Zusammenarbeit als Team. Unternehmen, in denen wichtige Mitarbeiter stets nur ihr eigenes Süppchen kochen, werden früher oder später die Rechnung dafür erhalten. Eine Projektmanagement-Software wie COMAN erleichtert die Zusammenarbeit untereinander und mit externen Kräften, sodass am Ende eine erfolgreiche Erfahrung stehen kann. Kommunikation, ein Blick für das große Ganze und nicht zuletzt auch das Vertrauen untereinander, werden mit einem solchen Ansatz, der das ganze Projekt in immer kleinere Bestandteile herunterbricht, gefördert.