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Effizientes Zeitmanagement: mit Projektmanagement-Software Struktur schaffen

1. März 2021 | Lesedauer 3 min

Effektives Zeitmanagement ist für viele Applikationen im Maschinen- und Anlagenbau ein wertvolles Gut und kann mit Projektmanagement-Software ausgebaut werden. Wenn jede Person weiß, wann was zu tun ist, steigt ganz automatisch die Effizienz der im Projekt ablaufenden Prozesse. In diesem Beitrag erläutern wir einige der besten Tipps für effektives Zeitmanagement mit einer Projektmanagement-Software.

Effizientes Projektmanagement mit Software erreichen

Mit einer Software für effizientes Projektmanagement sind die Zeiten von Zettelwirtschaft und nebenbei geschriebenen, wenig später halb vergessenen Notizen vorbei. Das Arbeiten mit einer Projektmanagement-Software führt neben anderen Vorteilen auch klar strukturierte Abläufe ein, anhand derer Mitarbeiter ihre Effektivität steigern können: Verantwortlichkeiten sind klar geregelt – jeder muss sich also nur mit dem befassen, was ihn auch wirklich betrifft. Hier einige weitere Vorteile, anhand derer effektives Zeitmanagement mit Projektmanagement-Software gelingt:

1. Ablenkungen ausblenden

Die volle Konzentration auf eine Aufgabe richten zu können – dies verspricht eine moderne Projektmanagement-Software für den Maschinen- und Anlagenbau. Mit COMAN fällt diese Aufteilung sehr leicht – detaillierte Managementfunktionen für Berechtigungen sorgen dafür, dass Mitarbeiter nur das sehen, was sie auch wirklich betrifft. Dieser geschärfte Fokus trägt dazu bei, dass Aufgaben schneller und gezielter abgearbeitet werden können.

2. Visualisierung des Fortschritts

Eine Aufgabe fällt leichter, wenn am Ende eine Belohnung wartet – auch wenn diese nur rein psychologischer Natur ist. COMAN schafft Ordnung in der Projektausführung mit der Nutzung von sogenannten Smart Objects – Einzelteile und Baugruppen sind auf Basis der Baupläne in der Projektmanagement-Software interaktiv anwählbar und je nach Status einer Aufgabe unterschiedlich eingefärbt. Ist eine Aufgabe erfolgreich abgeschlossen, färbt sich das entsprechende Element grün. Rot markiert eine Aufgabe, bei der noch etwas zu tun ist oder die sich im Verzug befindet. Dazu kommen verschiedene weitere, leicht verständliche Farbcodierungen. So entstehen im Verlauf eines Projekts bewährte Abläufe aus Zielen, bei denen ein Punkt nach dem anderen angegangen wird.

3. Vereinfachung von Aufgaben

Komplexe und schwierige Aufgaben können einen negativen Effekt auf die Effektivität der Arbeit haben. Die Lösung: Aufgaben werden in der Projektmanagement-Software in kleinere Blöcke aufgebrochen. So steigt die Übersichtlichkeit auf individueller Basis und es stellen sich regelmäßige Erfolgserlebnisse ein. Die komplexen Abläufe werden mit diesem Ansatz, der sich am objektorientierten Projektmanagement orientiert, vom Marathon zu einer Serie deutlich leichter zu absolvierender Sprints. Mit einer Ziellinie in Sichtweite steigt die Bereitschaft, sich immer wieder neu zu motivieren

4. Optimieren der Kommunikation

Kommunikation ist in jedem Beruf eine wichtige Komponente der Arbeitsabläufe. Mit einer Projektmanagement-Software wie COMAN, die ihre Funktionen in verschiedene Applikationen aufteilt, können diese Abläufe ebenso wie die Kommunikation optimiert werden. Das gilt sowohl für die externe Kommunikation mit Lieferanten als auch für die interne Verständigung mit Kollegen. Extern wird der gewünschte Effekt zum Beispiel durch fortschrittsbasierte, automatisierte Mailings erreicht. Intern hilft die Einführung von Ansprechpartnern mit klar definierten Aufgabenbereichen – übrigens auch bei Fragen zur Software selbst, beispielsweise im Rahmen einer Software-Einführung. Das effiziente Management von Kontakten und Nachrichten trägt dazu bei, dass der Fokus auf die anstehenden Aufgaben gelenkt wird.

Effizientes Zeitmanagement dank Fokus auf das Wesentliche

Beim effizienten Zeitmanagement mit Projektmanagement-Software dreht sich vieles bis alles um die Fokussierung auf die wesentlichen Aspekte der Arbeit. Die Entwirrung komplizierter oder komplexer Aufgaben in kleinere Bausteine, wie COMAN sie mit den Smart Objects schon seit Jahren erfolgreich praktiziert, ist hier ein grundlegendes Mittel. Visuelle Signale geben außerdem klar zu verstehen, wann eine Aufgabe abgeschlossen ist oder wann sie noch gesteigerter Aufmerksamkeit bedarf. So entsteht auch im Kopf eine klare Prioritätenliste, anhand derer gearbeitet werden kann.