Erfolgsfaktoren im Projektmanagement sind wichtige Bedingungen, deren gezielte Berücksichtigung zur effizienten Bearbeitung und dem erfolgreichen Abschluss von (Groß-)Projekten beitragen können. Je nach Branche können sich die Faktoren im Einzelfall unterscheiden, im Allgemeinen lässt sich aber festhalten, dass vor allem gute Organisation und Kommunikation zum erfolgreichen Projektabschluss beitragen. Auf diesen Pfeilern lässt sich also im Idealfall eine funktionierende Struktur errichten, die das Projektmanagement wesentlich effizienter gestaltet.
Erfolgsfaktor 1: Projekt mit klaren Zielen definieren
Erster wichtiger Erfolgsfaktor für ein Projekt ist das Aufstellen einer ultimativen Zielsetzung. Dabei handelt es sich im Maschinen- und Anlagenbau zumeist um einen konkreten Fertigstellungstermin oder die Inbetriebnahme. Um eine klare Struktur zu schaffen, kann das Gesamtprojekt in Zwischenziele aufgebrochen werden. Zudem kann die Zielsetzung um zusätzliche Ziele erweitert werden, die auch leistungsbezogen sein können – zum Beispiel eine möglichst saubere Abwicklung. Wichtig ist vor allem, dass alle Projektbeteiligten wissen, auf welches Ziel sie als nächstes und im Gesamten hinarbeiten.
Ist dies nicht klar, kann also beispielsweise die Frage „Welche Tätigkeit hat im Moment Priorität?“ nicht klar beantwortet werden. Damit steigt auch die Gefahr, dass für den weiteren Fortschritt wichtige Arbeiten nicht rechtzeitig erledigt oder gar nicht erst ausgeführt werden. Diese Koordination von Fälligkeitsterminen und Prioritäten ist vor allem in komplexen technischen Projekten, wie sie häufig im Maschinen- und Anlagenbau vorkommen, ein entscheidender Faktor. Fällt ein Fehler in diesem Bereich erst kurz vor oder gar nach dem Fälligkeitsdatum auf, kann dies zur Folge haben, dass Arbeiten auf einmal mit sehr hoher Schlagzahl ausgeführt werden müssen. Darunter leidet sowohl die Qualität als auch die Motivation der Beteiligten.
In COMAN sehen Mitarbeiter dank der innovativen Smart-Objects-Lösung sofort, welche Bauschritte abgeschlossen wurden, sich in Verzug befinden oder derzeit aufgrund von Problemen gar nicht weiter bearbeitet werden können. Für diese Funktion nutzt COMAN durch Schnittstellen Daten aus verschiedenen Quellen. Prioritäten können so im Laufe eines Projekts deutlich besser verteilt und ersichtlich gemacht werden.
Erfolgsfaktor 2: Projektmanagement mit klarer Rollenverteilung unterstützen
Ein weiterer Erfolgsfaktor für das Projektmanagement ist die klare Verteilung von Rollen. In Großprojekten, bei denen Dutzende oder Hunderte Angestellte involviert sind, muss eine klare Hierarchie herrschen. Rollen klar zu verteilen, inklusive der darin eingeschlossenen Verantwortungen und Privilegien, ist daher essenziell. COMAN leistet hier wichtige Hilfestellung, indem auch Projektbeteiligte von außerhalb, wie Lieferanten, ins Boot geholt werden können. Dies verstärkt die Möglichkeiten zur Kollaboration und so schlussendlich auch die Koordination auf der Baustelle.
Erfolgsfaktor 3: Kommunikation im Projekt abstimmen
Eng verwandt mit dem zweiten Erfolgsfaktor, ist im Projekt auch die Kommunikation im Allgemeinen zu berücksichtigen. Das gilt auf und zwischen allen Projektebenen, sodass Missverständnisse möglichst ausgeschlossen werden können. Hier kann ein eingespieltes Team, das bereits Erfahrung mit modernem Projektmanagement gesammelt hat, und auch die verwendete Software-Lösung eine große Hilfe sein. Sind die Kommunikationswege klar definiert, steigert dies ganz automatisch die Effizienz und Benachrichtigungen führen eher zum gewünschten Ergebnis, während Fehlentwicklungen schneller gefunden und behoben werden können.
Erfolgsfaktor 4: Projektmanagement mit Ressourcen unterstützen
Die richtige Verteilung und Nutzung von Ressourcen ist vor allem in größeren Projekten ein enorm wichtiger Erfolgsfaktor für das Projektmanagement. Das reicht von der Verfügbarmachung des Personals bis zur Verteilung der Arbeitsstunden und kann auch von ungeplant auftretenden Ereignissen, wie Terminverzug an einer wichtigen Baugruppe, beeinflusst werden. Ein Projekt mit falscher Priorisierung der vorhandenen Ressourcen wird über kurz oder lang weniger Erfolg haben als ein Projekt, in dem diese Faktoren besser zusammenpassen und genutzt werden. Dadurch entsteht zum Beispiel eine geringere Fehlerquote und damit eine bessere Qualität der Arbeit. COMAN geht das Management in solchen Situationen vor allem mit der LoP-App an, in der Mängel beanstandet und bearbeitet werden können. Dabei stehen die frühzeitige Erfassung von Mängeln und deren systematisches Abarbeiten im Vordergrund. Allgemeine Terminverzüge können durch den visuellen Ansatz von COMAN innerhalb von Sekunden erkannt und eingeschätzt werden – unabhängig der Größe und Komplexität des Projektes.
Die Projektmanagement-Software zum Erfolgsfaktor machen
Wie bereits angedeutet ist die Auswahl der richtigen Projektmanagement-Software von großer Bedeutung für ein Projekt. So wird die Software sogar selbst zum Erfolgsfaktor für ein Projekt, indem sie die anderen Faktoren sinnvoll unterstützt und Mitarbeitern klare Ziele vorgibt, die Rollenverteilung erleichtert oder die Kommunikation gezielt in die richtigen Bahnen lenkt. Die Produktwelt von COMAN teilt Aufgaben sinnvoll auf und stellt beispielsweise spezielle Anwendungen zur Ausweisung des Projektfortschritts oder für das Mängelmanagement zur Verfügung.
COMAN ist der Katalysator für die Erfolgsfaktoren in Ihrem Projekt!
