Projektmanagement-Software ist in allen Bereichen des Projekts eine große Hilfe. Sowohl die Umsetzung als auch die Dokumentation profitieren von der Tatsache, dass alle wichtigen Daten an einem Ort vorhanden sind. Zettelwirtschaft und lückenhaften Reports wird gezielt der Kampf angesagt, während eine vollständige Dokumentation auch für die Zukunft Chancen schafft.
1. Grundlagen für die Projektdokumentation beachten
Wie bei jedem Aspekt der Arbeit an einem Großprojekt gilt auch für die Projektdokumentation: Die Grundlagen sind unverzichtbar. Dazu gehört es, bereits im Vorfeld festzulegen, wie viel Dokumentation über den Verlauf des Projekts aufgenommen und bereitgestellt werden soll. Aufwand und Auswirkungen auf den Ablauf sollten dabei in einem gesunden Verhältnis zueinander stehen. Berichte über wichtige Entscheidungen, Fortschrittsreports und Mängel gehören natürlich zu den absoluten Grundlagen der Projektdokumentation. Dazu kommen im Laufe eines Projekts diverse weitere Einflussfaktoren.
2. Mitarbeiter für die Projektdokumentation in die Pflicht nehmen
Auch bei der Projektdokumentation besteht das Risiko, dass zu viele Köche den Brei verderben – vor allem, wenn dabei ungeordnet vorgegangen wird. Daher ist es überaus hilfreich, die Mitarbeiter schon beim Kick-off in die Pflicht zu nehmen. Wird von Beginn an klar kommuniziert, welche Anforderungen an die Projektdokumentation gestellt werden, sind die Standards also so früh wie möglich geklärt, erleichtert dies allen die Arbeit. Mit der Zeit gewöhnen sich Mitarbeiter zudem an die neue Software und das Erstellen von Reports wird zur Routineaufgabe. Je länger mit der Projektmanagement-Software gearbeitet wird, desto leichter gehen allen die Aufgaben von der Hand – inklusive der Projektdokumentation.
3. Vorteile der Projektmanagement-Software nutzen
In der Anwendung einer Projektmanagement-Software gilt es natürlich, das meiste aus den gegebenen Möglichkeiten zu machen. So ist COMAN beispielsweise dazu in der Lage, über den Manager und verschiedene Apps Berichte und Reportings zu generieren, die jeweils dem in der Software eingetragenen Stand entsprechen. Dieser wird automatisch aktualisiert und ist dann auch für alle anderen Nutzer, die gerade online sind, verfügbar. So können Informationslücken vermieden werden und es entsteht in komplexen Großprojekten keine zusätzliche Konfusion. Mit den verfügbaren Möglichkeiten gibt es keinen Grund mehr, an der Projektdokumentation zu sparen.
4. Dank Projektdokumentation für die Zukunft rüsten
Nach jedem Projekt gibt es eine Fülle an Daten, die ausgewertet werden können. Diese Schatztruhe an Information sollte unbedingt genutzt werden. Einerseits, um das abgeschlossene Projekt aufzuarbeiten und die Gründe für eventuell aufgetretene Schwachstellen zu finden. Andererseits ist diese Arbeit eine Möglichkeit, um das Team auf zukünftige Projekte vorzubereiten: Die gezogenen Lehren können bei zukünftigen Aufgaben noch von großem Nutzen sein.
Fazit: mit Projektdokumentation besser arbeiten
Die Projektdokumentation fällt heutzutage durch die Verfügbarkeit moderner Projektmanagement-Software deutlich leichter. Daten sind übersichtlich angeordnet und können zu Reportings zusammengestellt werden, die Schritt für Schritt das Bild des Gesamtprojekts ergänzen. Nach dem erfolgreichen Abschluss dient diese Dokumentation zudem als Chance, für zukünftige Aufgaben wertvolle Erkenntnisse zu sammeln und aufzuarbeiten.
