Dank einer modernen Projektmanagement-Software lässt sich in großen Projekten das Informationsmanagement gezielt vornehmen. Das ist insbesondere dort von Vorteil, wo große Mengen an voneinander abhängigen Informationen aufeinandertreffen können, wie es zum Beispiel beim Projektmanagement im Anlagenbau der Fall ist. Aufgrund der großen Komplexität vieler solcher Projekte hat sich die Informationssteuerung per Projektmanagement-Software hier als ein wichtiges Tool zur Beeinflussung des Informationsflusses bewährt. Das Ziel: Projektbeteiligte sollen immer nur so viele Informationen vorliegen haben, wie es für sie gerade relevant ist. So wird der Blick auf das wirklich Wichtige geschärft und alle Aufgaben sind klar verteilt.
Mit Projektmanagement-Software das Informationsmanagement gestalten
Eine Projektmanagement-Software ist im Idealfall der zentrale Hub, in dem alle Informationen zu einem Projekt zusammenlaufen. Das Informationsmanagement ist hier also von zentraler Bedeutung – oder anders gesagt: Es gibt gute Gründe, warum nicht alle alles wissen sollten. Einer der wichtigsten: Häufig sind auch Dienstleister in den Projektablauf mit eingebunden und erhalten Zugriff auf die Projektmanagement-Software. Entsprechend sollten sensible Daten für bestimmte Nutzer verborgen bleiben, und auch Lieferanten erhalten natürlich nur solche Daten, die für ihren eigenen Projektablauf relevant sind. Kooperation bleibt damit weiterhin möglich.
Gleichzeitig ist das Informationsmanagement ein hervorragender Weg, um gezielt die Leistung der Mitarbeiter zu steigern. Zu viel Information kann dazu führen, dass der Fokus verloren geht oder die für eine Aufgabe oder Position wirklich relevanten Informationen in einer Schwemme aus Daten untergehen. Mit einer gezielten Verteilung von Rollen und entsprechend verbundenen Rechten wird es möglich, den Informationsfluss an einzelne Personen zu steuern und entsprechend zu verschärfen.
Informationsmanagement in der Projektmanagement-Software COMAN
In der Projektmanagement-Software COMAN wird das Informationsmanagement über individuelle Zugänge geregelt. Dabei kann zum Beispiel zwischen Mitarbeitern, Zulieferern, Partnern und Auftraggebern unterschieden werden. Die verschiedenen Akteure erhalten Zugriff auf die Informationen, die für die Ausführung ihrer individuellen Aufgaben von Bedeutung sind. Geregelt wird dieses komplexe Netzwerk über den Manager, das Herzstück von COMAN. Hier ist das Einrichten von Rollen und Rechten für alle Mitwirkenden möglich. Auch Gast-Zugänge lassen sich erstellen. Da der Manager vor allem für Key-User, Administratoren sowie Projekt- und Bauleiter bestimmt ist, bleibt die ultimative Verantwortung so in den richtigen Händen. Da in COMAN alle Informationen zum Projekt aus verschiedenen Quellen zusammenlaufen, ist das korrekte Sichern und Verteilen ein wichtiger Schritt für ein optimiertes Informationsmanagement.
Letzten Endes hilft es beim Informationsmanagement auch, klare Regeln für die Kommunikation festzulegen. Wie wird beispielsweise im Team oder bei bestimmten Ereignissen kommuniziert? Auch hier bietet COMAN mit der Produktwelt aus verschiedenen Apps für unterschiedliche Aufgaben, wie Qualitätssicherung und Fortschrittserfassung, Abhilfe. Erledigte oder verfehlte Ziele werden klar erkennbar markiert und liefern so jederzeit einen verlässlichen Stand über den Projektstatus. Dazu kommt: Informationen können direkt aus der Projektmanagement-Software heraus zielsicher an die richtige Stelle versendet werden. Dies ist unter anderem beim Mängelmanagement im Anlagenbau ein großer Vorteil gegenüber weniger strukturierten Methoden.
Mit dieser verlässlichen Kommunikationskette ist sichergestellt, dass Informationen korrekt zusammengestellt und an die richtigen Empfänger verteilt werden. Ein geregeltes Informationsmanagement sollte für das Projektmanagement im Anlagenbau ein wichtiger Anspruch sein – und in COMAN ist es sogar heute schon Realität.
